Le processus de réquisition est interne et varie d`une entreprise à l`autre. Toutefois, un processus de demande d`achat typique peut fonctionner comme ceci: dans ce cas, la demande d`achat est un document formel qui est utilisé par les gestionnaires de service pour faire une demande pour les matériaux qui sont nécessaires. Lorsque les matériaux sont bas, le gestionnaire du ministère remplit le formulaire de demande, en indiquant la quantité requise, ainsi que quelques détails sur la commande ainsi que le fournisseur. Lorsque le service des achats reçoit le formulaire de demande, ils sont censés passer par là et prendre des mesures. L`action peut être l`approbation, la modification ou même nier la demande, mais dans ce cas, ils doivent donner des raisons quant à la raison pour laquelle ils sont arrivés à cette décision. L`approbation de la demande donne au département le pouvoir de créer une commande d`achat, qui est essentiellement une commande, à envoyer au vendeur en les informant de l`intention de faire un achat. Lorsqu`il n`y a pas de vérifications adéquates, un gestionnaire ou un personnel du ministère peut se livrer à des fraudes, lorsqu`il ordonne des matériaux destinés à un usage personnel. Avec une demande formelle d`achat, il y a des mesures en place pour s`assurer qu`aucune fraude n`est pratiquée. La demande doit passer par un certain nombre de mains pour assurer sa précision ainsi que le besoin. Le gestionnaire du ministère en aura un coup d`oeil avant de l`envoyer au service des achats où il subit un examen plus approfondi avant qu`une commande d`achat ne soit envoyée au fournisseur.

C`est une façon formelle d`émettre un avis qu`un matériel donné est exigé, avec lui il y a des preuves qu`un ministère a demandé les approvisionnements. Ceci est important à des fins d`audit afin que vous n`ayez pas une situation où quelqu`un au service des achats initie une demande prétentieusement. Le document peut toujours être contrevérifié pour vérifier les faits. Qu`est-ce qui risque de se produire lorsqu`un organisme d`affaires permet aux gestionnaires ministériels de passer des commandes directement avec les fournisseurs? La réponse est qu`il y a un risque de fraude. Pour éviter cela, un service d`approvisionnement est souvent créé pour passer les commandes avec les fournisseurs et superviser le workflow de demande d`achat. Au sein de ce département, il y a un processus de demande d`achat en place à suivre pour s`assurer que la fraude est empêchée, et l`organisation d`affaires obtient la valeur pour son argent. Lorsqu`une organisation commerciale exige que toutes les demandes soient centralisées par l`intermédiaire du service des achats, il devient facile de gérer l`ensemble du processus. De même, les acheteurs profitent, comme maintenant ils peuvent regrouper les achats et tirer parti du pouvoir d`achat de l`organisation d`affaires pour négocier des termes meilleurs ou plus favorables. Un système d`achat centralisé accélère également le processus d`approvisionnement, ce qui signifie que les retards ministériels sont minimes, ce qui affecte grandement les niveaux d`efficacité d`une organisation commerciale. Par exemple, le département des Finances peut être intéressé à acheter de nouveaux logiciels financiers pour faciliter leur travail et améliorer la sécurité. Le chef du département des finances ou la personne dont le rôle est la réquisition fera une demande formelle pour le logiciel. Il ou elle ne le fera pas par bouche à oreille, il doit y avoir une documentation tangible sous la forme de la demande d`achat.

C`est sur la force de ce document que le service des achats initiera le processus de passation des marchés jusqu`à ce que le ministère des Finances acquière le nouveau système. Soumettre le formulaire complété au service des achats, 167 Bush Hall. La majorité des demandes seront terminées dans les 24 heures, mais il pourrait y avoir jusqu`à 5 jours de délai d`exécution. Vous recevrez par e-mail la vérification de votre commande passée du service achats dans les 1-5 jours suivant la soumission de votre demande. Les pièces jointes doivent être agrafées, et non découpées en papier, à l`arrière de la demande.